20 viktige tips for å hjelpe deg å bruke Gmail bedre

O Gmail Det er den mest brukte e-posttjenesten i verden, og også den mest komplette. Med dette i tankene har vi utarbeidet en guide med viktige tips for at du skal få mest mulig ut av den. Se nedenfor:

Bruk kategorier

Når du går inn på hjemmesiden din, noen forhåndsbestemte kategorier vil nå være tilgjengelig og konfigurert. De du ser så snart du går inn er: Hoved, sosial e Kampanjer. I disse fanene kan du finne e-poster mottatt av kontakter eller med relevans, omtaler på sosiale nettverk og tilbud fra shoppingsider du er registrert på.

I tillegg er det mulig å aktivere andre kategorier som f.eks Oppgraderinger e fora: i disse nye fanene vil du kunne finne ut om banker, kontoer og adresser som sendte flere meldinger per uke. I Forum-fanen, Gmail filtrerer kun meldinger fra katter og grupper.

Å aktivere det er enkelt:

1 Trinn: Klikk på Innstillinger-ikonet.

2 Trinn: Velg Alle innstillinger.

3 Trinn: Gå til innboks.

4 Trinn: Aktiver oppdateringer og/eller forum.

Tilpass etiketter

Nå som du har brukt kategoriene som følger med Gmail, hva med å lage din egen? Med etiketter har du full kontroll over e-postene dine, og optimaliserer Gmail for alltid. Disse er helt tilpassbare og kan lages etter brukerens behov, i tillegg er fargeinndelingen en ekstra touch for de som bruker fargeorganiseringsmetoder.

For å legge dem til klikker du på pluss-symbolet ved siden av "etiketter” og tilpasse etter behov, forenkle søket i Gmail. Nå, når du er i en e-post, eller til og med i innboksen din, velger du bokmerkeikonet og velger ett eller flere etter behov.

Har flere kontoer

Det er vanlig å bruke flere e-postkontoer til forskjellige formål. Som dette, Et kult tips er å bruke alternativet som legger alle e-poster til kun én innboks. Den Gmail forenkler brukernes hverdag med dette alternativet, tilgjengelig på søknad.

Tillat avbryt sending

En feil på portugisisk, en feil gest eller til og med å få feil avsender er vanlig i det enorme antallet tekster som skrives daglig og e-poster besvart. For dette, et kult tips å bruke i Gmail er å tilpasse kanselleringstiden for frakt. Som standard er den valgte tiden 5 sekunder, men det er mulig å tilpasse den til opptil 30 sekunder, slik at du kan ta en pust i bakken hvis noe går galt.

Oppsettprosessen er enkel:

1 Trinn: Velg Innstillinger-ikonet.

2 Trinn: Gå til General.

3 Trinn: Velg Avbryt sending.

4 Trinn: Velg den beste perioden for deg.

Konfidensiell modus

Denne modusen er ideell hvis e-posten som skal sendes har et mer sensitivt eller konfidensielt emne. Den forhindrer at meldingen videresendes til en annen person og slettes automatisk etter den valgte tiden. For å aktivere den, velg ganske enkelt hengelåssymbolet i e-postboksen med tidsur. Deretter kan du velge tidspunktet meldingen skal være tilgjengelig for.

Opprett et abonnement

I tillegg er en nødvendighet for en organisert e-post å ha en signatur. Dette enkle tillegget til din Gmail Det unngår forsinkelser og behovet for å stille spørsmål som "Hva er adressen?", "Hva er telefonnummeret?" osv. Å sette dette er enkelt, bare gå til innstillinger og legg til signaturen.

Oppsettprosessen er enkel:

1 Trinn: Velg Innstillinger-ikonet.

2 Trinn: Gå til General.

3 Trinn: Velg Abonnement.

Ok, nå er det bare å importere en signatur eller lage en inn Gmail.

Søk i Gmail

Søkeverktøyet Gmail Det er lite utforsket, og sannheten er at det kan være en mektig alliert for organisasjonen. Dette, til tross for at det er enkelt, har en rekke kommandoer som kan brukes til å gjøre hverdagen din enklere, går langt utover å søke etter ord og e-post. Ulempen er behovet for grunnleggende kunnskap om det engelske språket, men handlingene er enkle og raske å huske. La oss se på andre tips relatert til disse kommandoene nedenfor.

E-poster sendt til og fra deg

Å være klar over e-postene du har sendt og mottatt er avgjørende for å optimalisere Gmail, for dette kan kommandoer skrives inn i søkefeltet til Gmail og forenkle livet ditt ved å bringe alle sammen med bare noen få klikk.

For å finne ut hvilke meldinger som ble sendt til sjefen din, for eksempel, søk bare: "to:me from:boss e-post” i baren og de vil alle bli gruppert sammen. Den motsatte prosessen ville være "from:me to:boss e-post", viser alle du sendte til ham.

Så kommandoene er "til:meg fra:"Og"fra:meg til:".

Vedlagte filer

Tenk deg at du trenger å finne en PDF vedlagt en e-post. Hvordan finner jeg filen raskest mulig? Her vil du bruke magien ved å søke inn Gmail med kommandoen "har: vedlegg", hva gjør alle meldinger med vedlagte filer vises i innboksen.

Men i denne situasjonen ser vi etter en PDF-fil, og denne kommandoen vil vise andre filer i listen. For å løse problemet, erstatt bare ordet vedlegg (vedlegg på portugisisk), etter formatet til filen du leter etter. Så kommandoen ville være "har: PDF".

Søk etter dato eller emne

For meldinger du ikke aner hvem som sendte, bare et vagt minne om datoen du mottok den, kommandoene før du e etter De vil være eierene dine i dette oppdraget. Før vil vise meldinger før den valgte datoen, siden etter de senere. Kommandoene som må skrives vil være "før:25/11/2021"Eller"etter: 25", for eksempel. Endre datoen etter behov.

Bruk tastaturkommandoer

For å optimalisere bruken av Gmail Med tastaturet er det enkle og effektive kommandoer. For å navigere mellom meldinger i en e-posttråd, bruk ganske enkelt P- og N-tastene, som tar deg til henholdsvis forrige og neste melding. Dette unngår å bruke rullefeltet og gjør det enklere å søke etter e-post. Du kan også trykke på for å sende en melding raskt Ctrl og Enter samtidig sparer du tid ved å unngå å klikke på send-knappen. Disse unike tastaturkommandoene hjelper deg å bruke tastaturet Gmail raskere og mer effektivt.

Planlegg e-poster

For å planlegge e-poster i Gmail, kan du enkelt planlegge at meldingene dine skal sendes på et bestemt tidspunkt, noe som gir større organisering og effektivitet i kommunikasjonen.

Trinn for trinn for å planlegge e-poster Gmail:

1 Trinn: Åpne Gmail og klikk "Skriv" for å starte en ny e-post.

2 Trinn: Skriv meldingen din, inkludert mottaker, emne og brødtekst i e-posten.

3 Trinn: Når du er ferdig med å skrive, klikker du på pil ned ved siden av "Send"-knappen.

4 Trinn: Velg alternativet "Planlegg frakt".

5 Trinn: Velg en bestemt dato og klokkeslett for å sende e-posten, eller velg et av alternativene som foreslås av Gmail.

6 Trinn: Klikk "Planlegg levering" for å bekrefte.

Klar! Din e-post vil bli sendt automatisk på valgt dato og klokkeslett.

Bruk arkiv

Arkivverktøyet brukes til å holde e-poster med liten relevans, men ikke nok til å bli slettet. Ved å arkivere holder du innboksen din organisert og uten at sider med e-poster åpnes uten grunn. Når du trenger det, velger du bare de arkiverte elementene og søker etter det du trenger.

Les e-poster offline

Funksjoner som lar deg lese mottatte meldinger selv uten internettilgang er gode verktøy for å optimalisere din Gmail. Og Google Har du noen gang tenkt på denne løsningen! Du må imidlertid aktivere funksjonene i leverandørinnstillingene.

For å få tilgang til det er det enkelt:

1 Trinn: Klikk på tannhjulikonet.

2 Trinn: Velg Vis alle innstillinger.

3 Trinn: Gå til Av og aktiver.

Ok, nå kan du velge tidsperioden du vil at meldingene dine skal være tilgjengelige og Gmail advarer deg om hvor mye lagringsplass som vil bli brukt.

Velg temaer

Temaer kan være et godt optimaliseringsverktøy i Gmail. I tillegg til å få det til å se ut som deg, kan det å velge et mørkere tema bidra til å gjøre øynene mindre slitne når du bruker tid foran PC-en.

For å endre temaet er det enkelt:

1 Trinn: Gå til utstyret.

2 Trinn: Velg Temaer og gå til Se alle temaer.

Ok, nå er det bare å velge det du liker best.

Kjenn den riktige knappen

Å velge en e-post med høyre knapp er et tips om hvordan du kan optimalisere Gmail. Når du bruker denne funksjonen som standard, viser Gmail en rekke kommandoer som kan utføres. Du kan merke som lest, arkivere, svare blant andre funksjoner.

Tilpass tastaturet ditt

For å tilpasse hurtigtaster, må brukeren først aktivere dem i enhetsinnstillingene. Gmail. Klikk på tannhjulikonet, velg "se alle innstillinger", gå til ""-fanenAvansert" og aktiver "Egendefinerte hurtigtaster". Gå deretter til "tastatursnarveier” og juster kommandoene i henhold til personlige preferanser. Dette lar deg konfigurere spesifikke snarveier for handlinger som å skrive, svare eller slette e-poster, noe som gjør det mye raskere å surfe og administrere meldinger.

Bruk Smart skriving

Smart Compose foreslår setninger og ord mens du skriver, basert på konteksten til e-posten din. For å aktivere den, gå til tannhjulikonet, velg "se alle innstillinger", etter "Generell", og rull ned til du finner "SkriveforslagDe". Aktiver dette alternativet for å begynne å motta automatiske forslag. Når du godtar et forslag, trykker du bare på tasten Tab for å fullføre setningen.

Integrer andre apper

Integrer andre applikasjoner med Gmail kan utvide funksjonaliteten og forbedre effektiviteten i håndteringen av e-poster og oppgaver. For å komme i gang, gå til tannhjulikonet, velg "se alle innstillinger" og naviger til "Tilbehør". Klikk i "Få tillegg” og utforske Google Workspace Marketplace å finne apper som Trello, Asana, Google Docs, Zoom og andre som kan være nyttige for arbeidsflyten din. Klikk i "installere” ved siden av ønsket applikasjon og følg instruksjonene for å autorisere integrasjonen. Når de er integrert, kan disse applikasjonene nås direkte fra sidepanelet på Gmail, slik at du kan administrere prosjekter, delta på møter og organisere oppgaver uten å forlate innboksen, og dermed optimalisere produktiviteten.

Tilgang til Meet

Få tilgang til Google møtes direkte fra Gmail Det er en praktisk måte å starte eller bli med på videomøter uten å forlate innboksen. For å bruke denne funksjonaliteten, åpne Gmail og se på venstre sidepanel. Der vil du se alternativet "Møt". Klikk i "Start et møte" for å opprette en ny videokonferanse eller "Delta på et møtefor å bli med i et eksisterende møte ved å skrive inn koden som er oppgitt. Denne integrasjonen gjør det enkelt å planlegge og delta på møter, slik at du kan samarbeide med kolleger effektivt og raskt, helt fra Gmail.

Konklusjon

Hold deg oppdatert og organisert med Gmail Det er viktig i det personlige og profesjonelle livet. Effektiv e-postadministrasjon garanterer bevaring av viktig informasjon, og kategoriseringen av meldinger ved hjelp av filtre og etiketter lover å gjøre ting enklere. Videre optimerer Gmails integrasjon med andre applikasjoner arbeidet og produktiviteten, mens enkle handlinger som å holde innboksen ren og godt organisert gir mer effektivitet til arbeidsflyten.

Veja também:

46 produktivitetsapper du kan bruke hjemme og på jobb

Tekst revidert av Rafael Braga 29.

Kilder: Google, Lokalhistoriewiki.no Spesial e Ren e-post.