5 tips for å ha den mest organiserte e-posten i 2023

Det er den første måneden av 2023, og med den har mange mennesker allerede begynt å oppfylle nyttårsforsettene sine – eller i det minste prøver de! I dag skal vi presentere noen tips for å ha mer organisert e-post Nei. Gmail, nettopp for de som lovet å legge ting i orden i dette nye året. Dette er veldig enkle og direkte tips fra mannen selv. Google, men det kan holde e-postboksen unna det kaoset som mange mennesker flykter fra. Kom og sjekk det ut!

Arkiver mer enn én e-post om gangen

Høytiden er over, og de tusenvis av e-postene er stappfulle der – når jeg sier «tusenvis» er det ikke en overdrivelse, det er en realitet for mange brukere! Så en måte å minimere denne haugen med e-poster på er nettopp å arkivere dem, men ikke én etter én – som å dra et element til høyre eller venstre, i Gmail for mobiltelefoner – men mange av dem samtidig. Når du har en enkelt kilde som bringer flere e-poster, kan det gjøre det enda enklere å massearkivering.

Først i øverste søkefelt, søk etter avsenderen av disse e-postene – for eksempel en lærer, en butikk, sjefen din osv. –, velg den når du finner den. Nå, i øvre venstre hjørne, en tom firkant — det vil sannsynligvis vises mellom avsenderens bilde og et alternativ skrevet "E-post", så velg det. Når du gjør det, vil alle e-poster som er filtrert fra den avsenderen bli valgt. Nå, ved siden av plassen som var tom, er det en kvadrat med en pil nedover, velg den.

På dette tidspunktet vil alle elementene som er valgt være arkivert, husk at hver Gmail-side kan vise opptil 50 e-poster, det vil si at du vil kunne arkivere minst 50 av 50 elementer - denne visningen kan være større, bare endre grensen i kontoinnstillingene. Etter linjen der alternativene vises, er det fortsatt mulig å slette, merke som lest, suspendere og til og med bruke andre handlinger på utvalgte elementer, i tillegg til å arkivere dem.

Allerede i celle — i dette eksemplet gjorde vi opplæringen med en iPhone — du kan klikke og holde på elementene du vil arkivere og deretter velge ikonet som er angitt i bildet. I stedet for å arkivere en etter en, trykker du på det første elementet og fortsetter å velge de andre, bare klikker en gang.

Slå av lyden for samtale-e-poster

Vi har ofte e-poster som ser mer ut som chatter med så mange meldinger som ble utvekslet – for ikke å nevne at det fortsatt er de situasjonene der mer enn én person deltar i utvekslingen av e-poster, noe som øker antallet varsler du mottar ytterligere. For å unngå så mange varsler om samtaler som du kanskje ikke lenger deltar i, prøv å dempe disse e-postene.

For enkelt. I likhet med det forrige tipset, i stedet for å klikke på den første tomme boksen, velg bare de e-postene som inneholder lange samtaler som du vil dempe. Etter å ha valgt alle de ønskede, i de tre prikkene som er under søkefeltet, velg alternativet "ignorere". Nå vil du ikke lenger bli avbrutt eller distrahert når noen sender deg en melding gjennom den samtalen.

Det er like enkelt på en mobiltelefon som på en datamaskin: velg e-posten som inneholder samtalene du ikke lenger ønsker å motta varsler fra, klikk på tre prikker som er i øvre høyre hjørne av skjermen og velg alternativet "ignorere". Nå er e-postene klare til å lese senere når du søker etter dem eller besøker arkivene dine, men du vil ikke se alle varsler øverst i innboksen din

Opprett kontoer med e-posten din og plusstegnet (+)

Å bruke e-post for mer enn ett emne er det vanligste i dag. Personlig liv, arbeid, administrasjon av barn, mottak av nyhetsbrevet og mange flere aktiviteter er vanligvis knyttet til e-posten din. Og ettersom alt dette kommer til e-posten din som en virvelvind, kan det ved første øyekast virke som om den innboksen er fullstendig rotet til med så mange emner i sikte. Men det er en interessant måte å skille noen mer spesifikke fag godt.

Hvis du for eksempel har et treningsmedlemskap og foretrekker å holde disse kunngjøringene og annen informasjon atskilt fra de andre innboksene dine, bruk bare en treningsspesifikk e-postadresse – og best av alt, uten å glemme å ha hoved-e-posten din koblet til . vil være[e-postbeskyttet]". En kanal med e-postadressen din vendt mot treningsstudioet, men som fortsatt bærer identiteten din.

For å gjøre det, legg bokstavelig talt til plusstegnet, "+", etter e-postadressen din, med navnet som vil identifisere emnet. Vi ga eksemplet med akademia, men det kan også være "[e-postbeskyttet]", når du vil at collegefagene dine skal bli mer spesifikke. Bare gi denne e-posten en tommel opp når du forteller oss hvordan vi kan komme i kontakt med deg.

Nå som du har angitt en "e-post + emne"-adresse, søk etter e-postadressen som er opprettet i den øverste søkelinjen og i det siste alternativet på linjen, for eksempel et innstillingsikon, velg den. Velg nå det siste alternativet, "lage filter". Listen som vises vil vise deg hva du vil gjøre med e-postene du mottar fra den spesifikke adressen, for eksempel at den alltid faller inn i en bestemt kategori eller å bruke en ny eller tidligere opprettet etikett. Etter å ha valgt den automatiske destinasjonen for disse e-postene, klikk på "lage filter"og klar!

Sikkerhet ved sending, mottak og lagring av e-poster

Beskyttelse er aldri for mye, enda mer når det kommer til et virtuelt miljø, som ofte kan spille et puss med de mest intetanende. For å øke e-postbeskyttelsesbarrierene dine, foreslår Google to verktøy. Den første av disse er sikkerhetskontroll. Der har du tilgang til:

• Sjekk og administrer rompassordene dine;
• Aktiver kontoens funksjon for sikker surfing;
• Sjekk hvilke enheter som har kontoen din koblet til;
• Nylige sikkerhetsaktiviteter;
• Aktivering av totrinnsverifisering, som er svært viktig for sikkerheten;
• Og tredjeparts app-tilgang til kontoen din.

Det andre verktøyet som hjelper til med å beskytte kontoen din er Personvernkontroll. Den foreslår fire forskjellige alternativer for deg for å vurdere din nåværende situasjon med Google Services personvern. Forstå hva hver av dem kan tilby:

• Slett nett- og appaktivitet automatisk: Nett- og appaktivitet hjelper deg med å fullføre oppgaver raskere, oppdage nytt innhold og fortsette der du slapp. Konfigurer et automatisk slettingsalternativ for å kontrollere hvor lenge informasjon lagres i aktiviteten;
• Slett posisjonsloggen automatisk: Posisjonslogg hjelper deg med å huske stedene du har besøkt og rutene du har tatt. Konfigurer alternativet for automatisk sletting for å kontrollere hvor lenge informasjon lagres i loggen;
• Slett YouTube-loggen automatisk: YouTube-loggen lar deg tilby bedre anbefalinger, en personlig tilpasset hjemmeside, videoer som fortsetter der du slapp, og færre anbefalinger for videoer du allerede har sett. Konfigurer alternativet for automatisk sletting for å kontrollere hvor lenge informasjon lagres i loggen;
• Lag en plan for kontoen din: Bruk "Inaktiv kontoadministrator" for å planlegge hva som skal skje med dataene dine hvis du slutter å bruke kontoen.

unngå spam

Og til slutt kan vi ikke unngå å snakke om en av de største skurkene av alle dem som daglig må håndtere e-post: spam. Spam er de e-postene som anses som helt uønskede, noen ganger om kampanjer – som er ugyldige eller utløpt – eller bare en markedsføringstjeneste du ikke engang er interessert i å sjekke ut.

Gmail har en kunstig intelligensressurs som er i stand til å filtrere e-postene du mottar, og etterlate innboksen din så tynn som mulig. Ifølge selskapet er denne ressursen i stand til å eliminere opptil 99,9% av elementer som ble ansett som spam – og ikke kommenter det, men andre ondsinnede ting som malwares e phishing også.

Men siden dette filteret ikke helt kan fange opp disse uønskede e-postene, kan den ene eller den andre unnslippe regelen og havne i innboksen din. Hvis dette skjer, ikke bekymre deg, løsningen er også ganske enkel. Velg den tomme boksen for den e-posten som er spam, dette vil avsløre en linje med alternativer rett under søkefeltet, og klikk deretter på sekskanttavleikon med et utropstegn i midten. Det er det, nå har varen allerede blitt sendt til spamboksen.

Og du, hva syntes du om disse Google-tipsene? Skal du starte det nye året på rett fot i organisasjonen? Fortell oss i kommentarfeltet!

Veja também:

roboter og co: De mest nysgjerrige utgivelsene fra CES 2023.